תוֹכֶן
- כיצד להגדיר את Excel 2007 ו- Excel 2010 כדי להתעלם מתאים ריקים בעת יצירת תרשים או גרף
- שיטה 1: הגדר כיצד Excel מטפל בתאים נסתרים וריקים
- שיטה 2: השתמש בנוסחה כדי להמיר תאים ריקים ל- # N / A
- מסיימים
רובי כותב בעיקר על Skyrim אבל גם מדי פעם שופך אור על המוזרויות של יישומי מיקרוסופט כמו Excel ו- Outlook.
כיצד להגדיר את Excel 2007 ו- Excel 2010 כדי להתעלם מתאים ריקים בעת יצירת תרשים או גרף
זו בעיה שהייתה לי בעצמי, בה רציתי ליצור תרשים כאשר רוב התאים בטווח שברצונך לתאר ריקים (מכיל תאים ריקים).
על מנת לפתור זאת וליצור תרשים המציג את הנתונים כהלכה, אתה עלול להתפתות כפי שעשיתי בעבר להעתיק את ערכי הנתונים לטווח חדש כך שהנתונים יהיו רציפים (ללא פערים). זה יכול להיות מאוד זמן ומעצבן מאוד, במיוחד אם כמות הנתונים גדולה. אקסל אמור להקל על חיינו הקולקטיביים, ולכן החלטתי לחפש פיתרון לבעיה זו שכלל כמה שפחות עבודה ידנית נוספת.
במקרה שלי, הייתי מעוניין להתוות את הממוצעים השבועיים של מספר המכירות היומיות שהצוות שלי עשה. כשיצרתי תרשים על ידי בחירת טווח הנתונים, כל מה שקיבלתי היה תרשים ללא נתונים.
נבחן שתי שיטות לפתרון זה:
- כיצד לשנות את אופן הטיפול בתרשים בתאים ריקים או ריקים
- כיצד להשתמש בנוסחה כדי לשנות את התוכן של תאים ריקים ל- # N / A (Excel מתעלם מתאים עם # N / A באופן אוטומטי בעת יצירת תרשים)
באיור למטה תוכלו לראות:
- הנתונים בהם אני משתמש ליצירת התרשימים (משמאל)
- התרשים הראשוני הריק (למעלה מימין)
- התרשים שהושלם (מימין למטה)
שיטה 1: הגדר כיצד Excel מטפל בתאים נסתרים וריקים
השיטה הראשונה בה אנו הולכים ליצור תרשים המציג את הנתונים בצורה נכונה היא לשנות את האופן שבו Excel 2007 ו- Excel 2010 מתייחסים לתאים ריקים בגרפים.
כברירת מחדל בתרשים, כאשר Excel רואה תא ריק הוא יוצר פער. כשיש לך טווח נתונים עם יותר תאים ריקים מאשר תאים עם נתונים זה אומר ש- Excel יוצר למעשה גרף מלא פערים.
כדי להתחיל, עלינו ליצור תרשים של המכירות השבועיות הממוצעות.
- אנו יוצרים גרף קווים על ידי בחירת הנתונים ב- B3: B31 ו- D3: D31 (לחץ והחזק את המקש Ctrl מקש לבחירת עמודות שאינן סמוכות)
- לחץ על לְהַכנִיס בחר ובחר קַו כפתור ב תרשימים קבוצה ובחר קַו
כעת, לאחר שנוצר הגרף, עלינו לשנות את האופן שבו Excel מתייחס לתאים ריקים. כדי לעשות זאת:
- מקש ימני את התרשים ובחר בחר נתונים
- נְקִישָׁה תאים נסתרים וריקים
- פערים היא הגדרת ברירת המחדל כפי שדנו קודם
- אֶפֶס בדוגמה שלנו תביא לנתונים לשרטוט כ- ערך, אפס, אפס, אפס, אפס, אפס, אפס, ערך
- חבר נקודות נתונים עם קו עושה בדיוק כמו שאומר, מחבר נקודות נתונים ביחד
האיור שלהלן מציג את הגרף שלנו שנוצר באמצעות אֶפֶס (משמאל) ו חבר נקודות נתונים עם קו (ימין). פערים כבר ראינו עם התרשים הריק לעיל.
- גם סידרתי את הציר האופקי על ידי לחיצה ימנית אותו ובחירה עיצוב ציר
- תחת אפשרויות ציר הכרטיסייה, שיניתי את יחידה מרכזית ל 7 ימים קבועים
- שיניתי את מקם את הציר ל על סימני קרציות כך שהראה את התאריך המלא
שיטה 2: השתמש בנוסחה כדי להמיר תאים ריקים ל- # N / A
השיטה השנייה להבטיח כי Excel משרטט נכון נתונים המכילים מספר גדול של פערים או תאים ריקים היא להשתמש בנוסחה. כדי להשיג זאת, נשתמש בעובדה שכאשר Excel רואה # N / A בתא, הוא אינו כולל אותו בתרשים. הנוסחה בה נשתמש ב- E3 היא:
= IF (D3 = "", # N / A, D3)
ה אם הפונקציה בוחנת את התוכן של התא D3 ו- אם D3 שווה ל- "" (במילים אחרות תא ריק) ואז הוא משנה את התא הנוכחי ל- # N / A. אם Excel מוצא משהו בתא, הוא פשוט יעתיק את התא. לדוגמה, הוא יעתיק את התוכן של D3 ל- E3.
יש לי מאמר שדן ב אם לתפקד בפירוט רב יותר. אני מכסה גם שימוש טעות כדי לדכא שגיאות צפויות ושימוש אם עם הפונקציות ההגיוניות AND, OR ו לֹא. ניתן למצוא כאן:
- לאחר מכן, אני מעתיק את הנוסחה למטה בעמודה E.
- לאחר מכן אני יוצר תרשים בדיוק כפי שעשינו לעיל בעזרת התאריכים בעמודה B ותוצאות הנוסחאות בעמודה E.
כפי שניתן לראות מהאיור לעיל, התרשים מציג כראוי את הנתונים, למרות ש- Excel משתמש הצג תאים ריקים כפי ש פערים (הגדרת ברירת המחדל עבור כל התרשימים שנוצרו ב- Excel 2007 ו- Excel 2010).
לאחר מכן היינו מסדרים את התרשים כפי שעשינו לעיל,
- סדר את הציר האופקי
- מוחק את אגדה
- הוספת א כותרת (לחץ על מַעֲרָך עם הכרטיס שנבחר, בחר את כותרת הטבלה כפתור ובחר את סוג הכותרת שאתה מעדיף)
מסיימים
לעתים קרובות נתונים נכנסים אליך מגיליונות אלקטרוניים שאין לך שליטה עליהם ולא תמיד מעוצבים בדיוק איך תרצה. במקום לערוך מחדש את הנתונים כך שיתאימו למה שאתה רוצה שיעשה, תמיד הרבה יותר טוב ומהיר לגרום לאקסל לעקוף אתגרי העיצוב שעשויים להיות לנתונים ולהפיק את התוצאות הרצויות ללא עריכה ידנית משמעותית מצדך.
במאמר זה בדקנו נושא שאני נתקל בו לעתים קרובות:
כיצד ליצור תרשימים באמצעות נתונים המכילים מספר גדול של תאים ריקים. בדקנו שתי שיטות לפתור זאת:
- שינוי האופן שבו Excel מטפל בתאים ריקים בתרשים עצמו
- באמצעות אם הצהרות לשינוי תאים ריקים ל- # N / A (Excel 2007 ו- Excel 2010 מתעלמים מתאים המכילים # N / A בעת יצירת תרשימים)
באמצעות אם הצהרות בנוסחה גמישות יותר משינוי אופן ההתמודדות של אקסל עם תאים ריקים בתרשים מכיוון שאתה יכול לבקש ממנו לשנות כל דבר ל- # N / A, ולא רק לתאים ריקים. המשמעות היא שאם תקבלו גיליונות אלקטרוניים עם זבל או נתונים שאינכם רוצים תוכלו גם לגרום לאקסל להתעלם מכך לצורך יצירת תרשים מהנתונים.
אני מקווה שמצאת מאמר זה שימושי ואינפורמטיבי. אל תהסס להשאיר הערות שיש לך למטה ותודה רבה על הקריאה!
מאמר זה מדויק ונכון למיטב ידיעת המחבר. התוכן מיועד למטרות מידע או בידור ואינו מחליף ייעוץ אישי או ייעוץ מקצועי בעניינים עסקיים, פיננסיים, משפטיים או טכניים.
